Digitaal gastenregister in Oostenrijk: feratel laat zien hoe het werkt

Ongeveer 1.200 gemeenten, waaronder bijna alle grote toeristische plaatsen van het land, maken gebruik van deze oplossing. Daarmee verloopt ongeveer 80 procent van alle gastenregistraties via feratel. Negen van de tien processen worden al geautomatiseerd uitgevoerd, hetzij rechtstreeks via interfaces met meer dan 170 hotelprogramma's, hetzij via invoer in de feratel WebClient, hetzij door gasten zelf via online check-in. De prestaties zijn indrukwekkend op recorddagen: zo werden op 15 februari van dit jaar in één dag meer dan 400.000 aankomsten verwerkt.

Het systeem voldoet niet alleen aan de wettelijke vereisten voor registratie, maar biedt ook tal van aanvullende functies. Deze omvatten het digitale gastenregister voor verhuurders, het gemakkelijke online inchecken voor gasten met paspoortscan en digitale handtekening, en de automatische afrekening en voorschrijving van heffingen met geïntegreerde interfaces in boekhoudsystemen en naar Statistik Austria voor een naadloze doorsturing van de gegevens. Daarnaast stellen moderne business intelligence-tools gemeenten en toeristenbureaus in staat om registratiegegevens in realtime en per dag te evalueren en strategisch in te zetten.

De digitale registratie leidt niet alleen tot besparingen in de administratie voor alle betrokkenen met een betere gegevenskwaliteit, maar biedt gasten ook een betere (slimme) vakantie-ervaring: de handige online check-in bespaart kostbare tijd. Digitale gastenkaarten, skipassen of gratis tickets voor het openbaar vervoer worden bovendien gepersonaliseerd en automatisch via het registratiesysteem aan de geregistreerde gasten geleverd en in vakantie-apps beschikbaar gesteld voor gebruik op de smartphone.

Hoe succesvol de omschakeling kan zijn, blijkt uit Burgenland. Daar werd in 2022 de volledige digitale gastenregistratie landelijk ingevoerd – een landelijk project dat binnen korte tijd werd gerealiseerd en de bruikbaarheid op indrukwekkende wijze bevestigt.

In het Salzburgerland werd (na Zuid-Tirol) in 2025 voor het eerst in Oostenrijk een landelijke oplossing voor gratis gebruik van het openbaar vervoer voor alle geregistreerde gasten geïmplementeerd. Sinds mei zijn daar via het registratiesysteem 2,8 miljoen tickets uitgegeven. Voor gasten in talrijke bestemmingen, zoals bijvoorbeeld in Tirol, is de digitale registratie op de achtergrond al lang een essentiële en onmisbare voorwaarde voor hun slimme vakantie-ervaring, die door de bestemmingen voortdurend wordt uitgebreid en verbeterd.

feratel is de technologiepartner van het Oostenrijkse toerisme. De oplossing is modulair opgebouwd, in de praktijk beproefd en wordt voortdurend verder ontwikkeld. Daardoor is het digitale gastenregister niet langer een toekomstvisie, maar een praktijk die gemeenten, deelstaten en toeristische organisaties met succes toepassen.